Politique – Protection des renseignements personnels

La présente Politique – Protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce les pratiques du Y des femmes de Montréal en matière de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation de vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture de la Politique, nous nous identifions comme « Y des femmes » ou encore tout simplement « nous ».

Les « renseignements personnels » sont des données qui vous identifient en tant qu’individu ou qui nous permettent de vous identifier en tant qu’individu (comme votre nom, votre adresse personnelle, votre numéro de téléphone ou d’autres renseignements que vous nous fournissez dans le cadre de nos services).

Notre Politique s’applique peu importe la manière dont nous recueillons vos renseignements personnels : en personne, par téléphone, par courriel, via notre site Web ou toute autre méthode de collecte. Dans certaines situations, nous pourrons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels au moment de recueillir ceux-ci.

En acceptant notre Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter celle-ci ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à notre Politique et à l’avis complémentaire pertinent.

1. Comment joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels?

Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels :

Par courriel :	renseignementspersonnels@ydesfemmesmtl.org
Par la poste :	1275, avenue De Lorimier, Montréal (Québec) H2K 0G1. À l’attention de :   Responsable de la protection des renseignements personnels.

2. À quelles fins utilisons-nous vos renseignements personnels?

La manière dont nous traiterons vos informations personnelles dépendra de la nature de votre relation avec nous. Vous trouverez ci-dessous une description de la manière dont nous traitons vos informations personnelles, étant entendu que nous pouvons traiter vos renseignements personnels comme le prévoient les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels :

Lorsque vous naviguez sur notre site web

Nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous.  Nous ne collectons aucun renseignement personnel lorsque vous naviguez sur notre site web, à moins d’avoir eu votre autorisation. Le cas échéant, nous recueillons et utilisons vos données personnelles afin d’améliorer votre expérience lorsque vous naviguez sur notre site web et vous suggérer des produits qui correspondent à vos intérêts et à vos préférences, ainsi qu’à des fins de marketing générales.

Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec certains tiers, notamment, des prestataires de services qui nous fournissent des logiciels et des services en infonuagique pour conserver et, si vous nous y autorisez, nous partagerons votre adresse électronique ainsi que les différents produits susceptibles de vous intéresser avec Meta et Google afin de vous présenter des publicités et des promotions pertinentes pour vous. Au surplus, nous pouvons également faire appel à des prestataires de services tiers pour nous aider à comprendre vos préférences et les produits qui pourraient vous plaire.

Nous vous invitons à consulter notre Politique – Fichiers témoins de connexion (cookies) jointe aux présentes à titre d’Annexe A, afin d’avoir plus d’informations quant au traitement de vos renseignements personnels dans le cadre de l’usage de notre site Web.

Lorsque vous vous créez un compte ou que vous vous inscrivez à notre infolettre

Dans la majorité des cas, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous, lorsque vous créez un compte sur notre site, vous connectez à votre compte et vous inscrivez à notre infolettre. Nous pouvons toutefois collecter vos renseignements personnels auprès d’un tiers tel qu’un gestionnaire des inscriptions et abonnements. De plus, si vous décidez de créer un compte ou de vous connecter à votre compte par l’intermédiaire d’un fournisseur de médias sociaux, nous ou le gestionnaire des inscriptions recueillerons vos renseignements personnels auprès de l’opérateur de la plateforme de médias sociaux utilisée pour se connecter à votre compte.

Nous collectons vos renseignements afin de créer et gérer votre compte, communiquer avec vous, vous tenir au courant des événements ou encore vous envoyer du matériel promotionnel.

Nous pouvons partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment, des fournisseurs de services et/ou partenaires qui pourraient nous assister dans la gestion de votre compte, la gestion de notre infolettre ou encore des fournisseurs de logiciels et infrastructures basés sur l’infonuagique afin de stocker et traiter vos renseignements personnels.

Lorsque vous vous inscrivez à une activité ou un service et lorsque vous achetez un produit

Dans la majorité des cas, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous. Nous pouvons toutefois collecter vos renseignements personnels auprès d’un tiers tel qu’un gestionnaire des inscriptions et abonnements, un organisme visant à faciliter l’accès à des cours de loisirs et d’activités physiques, un fournisseur de logiciel d’administration de formulaire ou encore un tiers que nous avons désigné pour traiter un achat ou un remboursement en notre nom.

Nous collectons vos renseignements afin de vous offrir le service ou le produit que vous demandez, à des fins de statistiques, à des fins de reddition de compte, à des fins de gestion de la participation, de gestion des services fiscaux et légaux et offrir des cours de loisirs et activités physiques abordables.

Nous pouvons partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment, des fournisseurs de services et/ou partenaires qui pourraient nous assister dans la gestion des activités et la vente de produits, vous faciliter l’accès à des cours, loisirs et activités physiques, l’opération d’une plateforme e-commerce ou encore des fournisseurs de logiciels et infrastructures basés sur l’infonuagique afin de stocker et traiter vos renseignements personnels.

Lorsque vous interagissez avec la Fondation du Y des femmes (ci-après. La Fondation)

Dans la plupart des cas, nous collectons vos renseignements personnels directement auprès de vous, notamment, lors de votre inscription à des événements et activités et lorsque vous faites un don à notre Fondation. Nous pouvons toutefois collecter vos renseignements personnels auprès d’un tiers tel qu’un gestionnaire des donateurs et des dons.

Le plus souvent, nous utilisons vos renseignements personnels afin : d’assurer la gestion de la Fondation et son administration, y compris pour exécuter nos obligations et droits découlant de toute entente conclue avec vous; d’assurer la sécurité des participants, des employés et des bénévoles lors de la tenue de nos activités et de nos événements; vous inviter à ces derniers ou à renouveler un don; de prévenir la fraude, pour satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires en matière de communication de renseignements, pour protéger les droits de tiers et pour vous fournir des reçus fiscaux.

Nous pouvons partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment, des fournisseurs de services et/ou partenaires qui pourraient nous assister dans l’organisation d’événements, la sollicitation et la gestion des donateurs et des dons, lorsque nous y sommes tenus en vertu des lois ou encore des fournisseurs de logiciels et infrastructures basés sur l’infonuagique afin de stocker et traiter vos renseignements personnels.

Lorsque vous sollicitez nos services d’hébergement

Dans la plupart des cas, nous collectons vos renseignements personnels directement auprès de vous. Nous pouvons toutefois collecter vos renseignements personnels auprès d’un tiers, tel qu’un autre organisme visant à favoriser l’accès au logement.

Le plus souvent, nous utilisons vos renseignements personnels afin : d’assurer la gestion des logements et leur administration, y compris afin d’exécuter nos obligations et droits découlant de toute entente conclue avec vous, d’assurer la sécurité des locataires, visiteurs et employés, de prévenir la fraude, de faire respecter nos droits ou pour satisfaire à nos obligations légales et réglementaires.

Nous pouvons partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment, des fournisseurs de services et/ou partenaires qui nous assiste dans la gestion locative, la gestion de données sur l’infonuagique afin de stocker et traiter vos renseignements personnels ou lorsque nous y sommes tenus en vertu d’exigences légales (notamment fiscales) et réglementaires.

Lorsque vous sollicitez nos services d’employabilité

Dans la plupart des cas, nous collectons vos renseignements personnels directement auprès de vous, notamment, lorsque vous sollicitez directement nos services. Nous pouvons toutefois collecter vos renseignements personnels auprès d’un tiers tel qu’un autre organisme privé ou gouvernemental visant à favoriser l’accès à l’emploi.

Le plus souvent, nous utilisons vos renseignements personnels afin de vous assister dans votre recherche d’emploi, y compris pour exécuter nos obligations et droits découlant de toute entente conclue entre nous et satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires.

Nous pouvons partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment, des fournisseurs de services et/ou partenaires qui pourraient nous aider à développer votre potentiel professionnel, vous offrir des formations et fournir des infrastructures basées sur l’infonuagique afin de stocker et traiter vos renseignements personnels.

Lorsque vous sollicitez le support de nos employés ou bénévoles

Dans la plupart des cas, nous collectons vos renseignements personnels directement auprès de vous. Nous recueillerons vos renseignements personnels lorsque vous interagirez avec l’un de nos membres, soit par courriel, par téléphone ou en personne.

Nous recueillons vos renseignements personnels afin de valider votre identité pour nous assurer que nous parlons à la bonne personne, accéder à l’historique à titre de client et/ou membre chez nous ou encore répondre à vos questions et demandes.

Nous pouvons partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment, des fournisseurs de services et/ou partenaires qui nous assistent dans la délivrance de produits et services.

Lorsque vous postulez pour un poste d’employé, de bénévole, d’administrateur ou de membre de comités du Y des femmes

Dans la plupart des cas, nous recueillerons vos renseignements personnels dans le cadre du processus de recrutement directement auprès de vous. Si votre candidature est soumise par l’intermédiaire d’un cabinet de recrutement, d’un autre employé lorsque vous êtes recommandé ou d’un site Web, réseaux sociaux ou plateformes offrant des services de collecte de candidatures (telles que LinkedIn, Jobboom, Indeed, etc.), il est probable que nous recueillons vos renseignements personnels auprès de ce tiers. Nous pouvons également collecter des renseignements personnels vous concernant auprès de vos références, de vos anciens employeurs, de votre école et d’autres prestataires de services tiers auxquels nous faisons appel dans le cadre d’une vérification des antécédents et de références.

Nous recueillons vos renseignements personnels afin de :

1. Identifier et évaluer votre candidature, y compris évaluer les compétences, les qualifications et les intérêts;
2. Vérifier vos informations et procéder à des contrôles d’emploi, d’antécédents et de références, le cas échéant;
3. Communiquer avec vous au sujet du processus de recrutement et de votre candidature;
4. Vous informer sur d’autres postes susceptibles de vous convenir et pour les prendre en considération;
5. Conserver les dossiers relatifs à votre processus de recrutement;
6. Se conformer aux exigences légales, réglementaires ou de gouvernance d’entreprise; et
7. Analyser et améliorer notre processus de candidature et de recrutement.

Nous ne divulguerons vos informations personnelles à des tiers que si la loi l’exige ou à nos employés, contractants ou prestataires de services tiers qui en ont besoin pour nous aider à gérer le processus de recrutement, y compris les prestataires de services qui nous fournissent des services ou qui les fournissent en notre nom. Par exemple, nous pouvons faire appel à des prestataires de services tiers à diverses fins, y compris, mais sans s’y limiter, pour obtenir une vérification de l’emploi et des antécédents. Ces prestataires de services tiers peuvent être situés en dehors du Canada. Finalement, nous nous appuyons sur des prestataires de services qui fournissent des logiciels et des infrastructures basés sur l’infonuagique pour stocker et traiter vos renseignements personnels en notre nom.

Lorsque vous êtes un employé, bénévole, administrateur ou membre de comités du Y des femmes :

En plus des renseignements personnels recueillis dans le cadre de la procédure de recrutement ou de sélection, nous collecterons des renseignements personnels tout au long de vos fonctions chez Y des femmes, selon le cas : par le biais de vos communications avec nous par courrier électronique, par téléphone ou en personne; par l’intermédiaire de l’un de nos portails ou de ceux de tiers; par l’intermédiaire de l’un de nos formulaires et dans le cadre de toute procédure disciplinaire, de mérite ou d’évaluation des performances, afin de, notamment, assurer votre sécurité et celle des autres, communiquer avec vous; vous rémunérer; suivre vos performances et déterminer les éventuelles augmentations de salaire ou promotions; traiter vos demandes liées à des avantages sociaux et droits; ainsi que mettre à jour votre dossier.

Dans la plupart des cas, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous. Nous pouvons également recueillir des informations auprès de tiers tel que votre supérieur hiérarchique, d’autres employés, l’assureur collectif, un gestionnaire des ressources humaines et de la paie, votre médecin, le gouvernement et autre organisme public.

Nous communiquons vos renseignements personnels à des tiers. Par exemple, des logiciels et des infrastructures basés sur l’infonuagique pour stocker et traiter vos renseignements personnels en notre nom, pour la gestion des salaires, la gestion de certains avantages sociaux, le syndicat, et partagerons vos renseignements personnels avec le gouvernement et autre organisme public, notamment à des fins fiscales.

Si vous êtes un mineur de moins de 14 ans :

Nous ne recueillons pas volontairement les renseignements personnels des personnes âgées de moins de 14 ans, sans le consentement des parents.

Si vous êtes un mineur de moins de 14 ans, vous ne pouvez pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d’un parent ou du détenteur de l’autorité parentale.

Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter.

Si nous découvrons que nous avons recueilli des renseignements personnels d’une personne de moins de 14 ans sans avoir obtenu le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, nous prendrons les mesures nécessaires pour supprimer ces renseignements de nos systèmes.

3. Qui aura accès à vos renseignements personnels au sein du Y des femmes et à qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

Les personnes suivantes auront accès à vos renseignements personnels, uniquement lorsque nécessaire pour accomplir les fins auxquelles vous avez consenties :

1. Les employés, membres de comité et bénévoles du Y des femmes qui en ont besoin pour les fins de leurs fonctions. Des mesures internes de contrôle font en sorte que seules les personnes habilitées puissent avoir accès aux renseignements dont elles ont besoin pour accomplir leurs tâches. Nous vous référons au Sommaire de notre politique de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels disponible à l’Annexe B pour plus de détails;
2. Nos fournisseurs de services affiliés afin de mieux vous servir et soutenir nos opérations, par exemple un service de paiement, système de gestion de clientèle, services d’hébergement, d’entretien, de comptabilité, gestionnaires de listes de distributions et d’autres services pour les finalités indiquées à la section 2 ci-dessus;
3. À des prestataires ou fournisseurs de services offrant un produit ou un service en collaboration avec nous pour les finalités indiquées à la section 2 ci-dessus;
4. Nos fournisseurs de services pour la gestion de nos employés, bénévoles et membres de comité afin de soutenir nos ressources humaines, par exemple des assureurs collectifs ou des fournisseurs en matière de gestion de la paie pour les finalités indiquées à la section 2 ci-dessus;
5. Des instances gouvernementales pour toute obligation, disposition légale ou réglementaire applicable; et
6. À toutes autres personnes dans les cas où la loi l’exige ou le permet.

4. Quelles sont les décisions entièrement automatisées qui sont prises à l’aide de vos renseignements personnels?

Nous ne prendrons pas de décisions entièrement automatisées à votre égard.

5. Quelles sont les technologies d’identification que nous utilisons?

Nous avons recours à des technologies permettant de vous identifier.

Nous vous référons à notre politique sur l’utilisation des fichiers témoins et des technologies d’identification, de profilage et de localisation disponible à l’Annexe A.

6. Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conserverons vos renseignements personnels tant que les finalités pour lesquelles ils ont été recueillis n’ont pas été accomplies. Toutefois, il est possible que nous puissions conserver vos renseignements personnels pour une période plus longue lorsque requis pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires en matière de rétention ou conservation de l’information ou de dossiers.

Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Vous comprenez que votre consentement est donc valide pour cette durée, à moins que vous n’exerciez votre droit de retirer votre consentement, le tout avec les conséquences qu’une telle demande comporte, tel que décrit ci-dessous.

7. Où conservons-nous les renseignements personnels et sont-ils transférés à l’extérieur du Québec?

Certains de vos renseignements personnels sont archivés et conservés sur papier physiquement dans les bureaux du Y des femmes. Les renseignements personnels détenus de façon physique sont tous protégés par accès sécurisé et restreint à leur lieu de conservation physique.

Vos renseignements personnels sont également détenus de façon virtuelle sur plusieurs serveurs et plateformes, soit, notamment, sur les serveurs du Y des femmes et sur des plateformes de fournisseurs de services infonuagiques que nous utilisons ou encore sur les serveurs des tiers fournisseurs de services tels que les boîtes courriel de certains employés, Microsoft, Google Forms. Dans le cadre de l’utilisation de ces plateformes, il se peut que vos renseignements personnels soient transférés et hébergés à l’extérieur du Québec par ces fournisseurs.

Lorsque nous considérons que la communication de vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec est nécessaire pour les fins de nos opérations, nous évaluerons si vos renseignements personnels bénéficieraient ou non d’une protection adéquate en cas de communication. Nous ne communiquerons vos renseignements personnels que si nous estimons qu’ils bénéficient d’une protection adéquate.

8. Mesures de protection et risques inhérents

Nous déployons des mesures de sécurité adéquates pour protéger vos renseignements personnels. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, technologiques et administratives appropriées afin d’assurer la protection des renseignements personnels.

Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques.

Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

9. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels?

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Plus particulièrement, vous disposez des droits suivants :

Accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez nous demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, si oui, nous demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.

Rectification

Vous pouvez nous demander de rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons à votre sujet.

Vous pouvez rectifier vous-même vos renseignements personnels par le biais de votre compte ou en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

Vous comprenez toutefois que dans un tel cas, vous risquez de ne plus pouvoir bénéficier de certains produits et services.

Portabilité

À compter du 22 septembre 2024, vous pourrez nous demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Cesser la diffusion ou désindexation

Vous pouvez nous demander de cesser la diffusion de vos renseignements personnels ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à votre nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire.

Vous pouvez aussi exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque la diffusion de ce renseignement vous cause un préjudice grave relatif au droit et au respect de votre réputation ou de votre vie privée lorsque certaines conditions prévues à la loi sont remplies.

10. Comment pouvez-vous exercer vos droits?

Pour exercer l’un ou l’autre de vos droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

11. Comment formuler une plainte concernant notre traitement de vos renseignements personnels?

Le Y des femmes prend très au sérieux les demandes, plaintes et commentaires sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels. Nous vous invitons à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour faire valoir des plaintes ou des commentaires quant à nos pratiques en matière de protection de vos renseignements personnels.

Votre plainte sera examinée par notre responsable de la protection des renseignements personnels, qui déterminera si le traitement de vos renseignements personnels est conforme à notre programme de protection des renseignements personnels, ainsi qu’à toute loi applicable.

Notre objectif est de faire notre possible afin de résoudre votre plainte. Nous cherchons à répondre à chaque plainte de manière polie, diligente et idéalement dans un délai maximal de 30 jours.

Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec en utilisant le formulaire disponible ici. Toutefois, nous vous invitons à communiquer d’abord avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

12. Sites ou services externes

Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via notre site web, nos produits ou services, et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers. Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leur propre politique sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.

13. Comment mettons-nous à jour la présente Politique?

Nous pouvons à notre seule discrétion modifier notre Politique de temps à autre.

Avant d’entrer en vigueur, les modifications envisagées seront publiées sur le site web de Y des femmes, accompagnées d’un avis de changement. Les modifications envisagées entreront en vigueur à la date prévue à l’avis de changement pertinent.

ANNEXE A

Politique – Fichiers témoins de connexion (cookies)

ANNEXE B

1. Sommaire de notre politique de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels

Le Y des femmes s’engage à protéger vos renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie conformément à son programme de protection des renseignements personnels et conformément aux exigences contenues dans les lois applicables.

Pour ce faire, en plus de notre politique de confidentialité, le Y des femmes s’est doté d’une politique de gouvernance relativement aux renseignements personnels qui a pour objet d’énoncer les principes encadrant la protection des renseignements personnels dans le cadre de ses opérations.

Les objectifs de notre politique de gouvernance sont :

1. assurer un traitement adéquat, sécuritaire, conforme et transparent de vos renseignements personnels;
2. établir les lignes directrices entourant le traitement des renseignements personnels par Y des femmes tout au long de leur cycle de vie; et
3. définir les rôles et responsabilités du responsable de la protection des renseignements personnels et ceux de notre personnel.

2. Rôles et responsabilités

Puisque le respect de vos renseignements personnels est l’affaire de tous chez le  Y des femmes, notre responsable de la protection des renseignements personnels est supporté par une équipe multidisciplinaire qui comprend des membres de chacune de nos unités d’affaires ainsi que des conseillers externes.

Chaque membre de notre personnel a un rôle à jouer afin que nous puissions agir conformément à notre programme de protection des renseignements personnels. D’ailleurs, chaque membre de notre personnel est appelé à :

1. adresser au responsable de la protection des renseignements personnels toute question ou tout commentaire sur la manière dont nous traitons ou devrions traiter vos renseignements personnels;
2. participer à des activités de formation et de sensibilisation sur l’importance que nous accordons à la protection des renseignements personnels;

3. Principes directeurs en matière de gouvernance

Le Y des femmes reconnaît l’importance de la protection de la confidentialité et de la sécurité des renseignements personnels qu’elle traite dans le cours de ses activités et sensibilise son personnel et ses partenaires à ce sujet.

Le Y des femmes a préparé des lignes directrices en matière de bonnes pratiques et de pratiques interdites concernant la manière dont nous pouvons traiter vos renseignements personnels, par exemple :

1. nous déterminons les finalités et les objectifs poursuivis avant de recueillir vos renseignements personnels. Par la suite, vos renseignements personnels ne sont utilisés que conformément à ces finalités et objectifs.
2. Si nous identifions de nouvelles finalités, nous chercherons à obtenir un consentement de manière expresse afin de nous permettre de traiter vos renseignements personnels conformément à ces nouvelles finalités, à moins que la loi nous permette de faire autrement;
3. nous cherchons à ne recueillir que le strict minimum afin d’atteindre les finalités identifiées;
4. nous nous efforçons d’obtenir votre consentement au moment de recueillir vos renseignements personnels, et, lorsqu’il s’agit de renseignements personnels sensibles, nous cherchons à obtenir votre consentement de manière expresse;
5. nous affichons notre politique de confidentialité de manière claire et visible lorsque nous recueillons vos renseignements personnels par le biais d’un moyen technologique;
6. nous nous assurons que nos produits ou services technologiques dotés de paramètres de confidentialité offrent par défaut le niveau de confidentialité le plus élevé, sans qu’aucune intervention de votre part ne soit requise;
7. nous n’utilisons pas de technologies qui permettent l’identification, la localisation ou le profilage sans avoir divulgué cette pratique et vous avoir informé de comment activer de telles fonctionnalités;
8. nous nous assurons que vos renseignements personnels soient complets et à jour lorsque nous utilisons ceux-ci;
9. nous procédons à des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée lorsque requis par la loi, et lorsque nous considérons que le traitement de vos renseignements personnels comporte des risques pour votre vie privée;
10. dans la mesure du possible, nous limitons l’accès à vos renseignements personnels uniquement aux membres de notre personnel et nos fournisseurs de services qui ont besoin d’avoir accès à ceux-ci dans le cadre de nos opérations;
11. lorsque nous prenons des décisions entièrement automatisées à l’aide de vos renseignements personnels nous nous assurons de vous communiquer le recours à une telle technologie et nous avons en place un procédé en vertu duquel vous pouvez soumettre vos observations;
12. nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à des tiers sans avoir votre consentement, sauf lorsque permis par la loi.

4. Incident de confidentialité

Le Y des femmes a mis en place un processus afin de répondre et traiter les incidents de confidentialité.

En vertu de ce processus, le Y des femmes doit prendre des mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice sérieux et revoir ses pratiques afin de prévenir de nouveaux incidents de confidentialité de même nature.

Le Y des femmes documente tous les incidents de confidentialité dans son registre des incidents de confidentialité et adaptera son programme de protection des renseignements personnels au besoin, suivant un incident de confidentialité.